Geschäftsreise

Geschäftsreisen: Ultimative Tipps und Hacks

Es klingt himmlisch: In der Welt herumfliegen, kurz ein paar Kunden oder Kollegen treffen, in den schönsten Hotels schlafen und das alles auf Kosten der Firma. Doch wer eine Geschäftsreise planen will, muß einiges beachten. Im Gegensatz zu privaten Ausflügen kommt es bei der Dienstreise auf andere Dinge an. Während bei Privatreisen die Dauer des Aufenthaltes meist die Anreisezeit überwiegt, ist dies bei Geschäftsreisen oft andersherum. Für nur 1-2 Stunden Termin reist man insgesamt 10 Stunden herum und soll dann noch halbwegs vorzeigbar aussehen. Puuh … Deshalb ist es wichtig, eine Geschäftsreise gut zu planen. 

Wer es eilig hat, kann gleich zur Geschäftsreisen – Checkliste springen

Geschäftsreisen Trends

Der Trend in der Wirtschaft geht im Zeitalter der Digitalisierung in Richtung Videokonferenz statt Dienstreise.  Allein im Jahr 2016 wurden von deutschen Unternehmen 51,6 Milliarden Euro nur für Geschäftsreisen ausgegeben. Das Institut der Deutschen Wirtschaft hat ermittelt, dass hier 8,3 Mrd. € gespart werden  könnten, wenn digitale Meetingtechnologien genutzt würden, um Dienstreisen zu ersetzen. 

Dagegen steht jedoch die Erkenntnis aus einer Befragung von Fach- und Führungskräften durch den DRV (Deutscher ReiseVerband) in Zusammenarbeit mit Travel Management Companies und der Deutschen Lufthansa AG .  Diese besagt, dass der persönliche Kontakt im Geschäftsleben gerade in digitalen Zeiten wichtiger wird. Darüber hinaus erzeugen die Technologien sogar eine neue Nachfrage nach Reisen. Der Grund dafür ist die zunehmende Vernetzung , welche neue Beziehungen ermöglicht, die ohne sie nicht entstanden wären. 

Hier kommen Tipps, wie ihr eure Geschäftsreisen so angenehm und stressfrei wie möglich gestalten könnt.

Das Gepäck

1. Fliege mit Handgepäck

Die Größe eines erlaubten Handgepäckstückes in den Flugzeugen reicht in der Regel aus, um bis zu 3 Tage auf einer Geschäftsreise versorgt zu sein. Dazu kommt, dass man bei den meisten Fluggesellschaften zusätzlich zu einem Gepäckstück noch eine Handtasche oder Laptoptasche extra mitnehmen kann.

Nutze diesen Platz, so gut es geht. So sparst du am Ende und Anfang Zeit, die du sonst für das Einchecken und Abholen deines Gepäcks vom Gepäckband bräuchtest.

2. Richtig packen

Eine effektive Technik für platzsparendes Packen ist das Zusammenrollen von Kleidungsstücken. Das gilt für Unterwäsche, Shirts und Hosen. Auch die Socken können in kleine Bälle gedreht werden und in die Schuhe gesteckt. Damit kann jede noch so kleine Ecke ausgenutzt werden.  Noch mehr erprobte Tricks gibt es im Video Hier

Für den Anzug, das Hemd oder das Kostüm, das möglichst knitterfrei am Ziel ankommen soll, kann man einen Kleidersack mitnehmen, den man in der Hand trägt und im Flugzeug günstig verstauen kann. Tipps vom Packprofi findet ihr hier


Tipp: Haben sich doch einmal Falten eingeschlichen, können diese mit ganz einfachen Mitteln beseitigt werden: Hänge die zerknitterte Kleidung auf einem Bügel in ein Bad mit geschlossenem Fenster und drehe das heiße Wasser auf. Lasse die Bügel dort ein wenig hängen. Der Wasserdampf glättet die Kleidung ohne Bügeln zu müssen.


3. Lasse die Basics immer im Koffer

Es ist ärgerlich wenn man einmal, besonders bei spontanen Geschäftsreisen, die Zahnbürste vergisst oder den Rasierapparat. Vielreisende sollten daher einige Basics möglichst immer im Koffer belassen. So fehlt es nicht an grundlegenden Dingen und du kannst in Ruhe deine Geschäftsreise planen. Was du am besten für deine Dienstreise mitnimmst, findest du in der Geschäftsreise Packliste weiter unten. 

4. Packe Flüssigkeiten und technische Geräte nach oben

Verstaue die Plastiktüte mit Flüssigkeiten im Gepäck so, dass du sie an der Sicherheitskontrolle schnell aus deinem Handgepäck herausnehmen kannst. Das gleiche gilt auch für Laptop oder Tablet. In manchen Ländern kann es außerdem passieren, dass du aufgefordert wirst, das Laptop einzuschalten. Achte also darauf, dass der Akku wenigstens ein bisschen aufgeladen ist. Wenn du dich mal gefragt hast, was es mit der eigentlich nur als Zwischenlösung gedachten Regelung  zu den Flüssigkeiten im Handgepäck auf sich hat, kannst du hier nachlesen

Unterwegs

Generell gilt: Alle Reisedokumente hat man auf einer Dienstreise am besten digital zur Hand, entweder in der Cloud oder per Email an sich selbst. So ist man abgesichert, auch wenn die Fahrkarte oder der Ausruck einmal verloren geht. Ich persönlich lege meine Tickets, die kein pdf sind,  immer als Screenshot auf meinem Smartphone ab. So ist man auch auf abgelegenen Flughäfen mit schlechtem Empfang schnell durch die Kontrolle. 

Am Flughafen

Flughafen Geschäftsreise Tipps5. Lade die Flughafen-App herunter

Vielflieger kennen meist das System, mit dem viele Flughäfen aufgebaut sind. Mit etwas Logik finden sie sich schnell überall zurecht. Dennoch bietet es sich an, sich die Apps des jeweiligen Flughafens herunterzuladen oder sich vorher einen Überblick auf der Webseite des jeweiligen Flughafens zu verschaffen.  So findet man schnell, was man sucht und irrt nicht zu lange herum.

6. Nutze kostenloses WLAN

Die meisten Flughäfen bieten außerdem kostenfreies WLAN für eine begrenzte Zeit an. Wenn auf Geschäftsreise dein EU-Roaming in einem Land nicht gültig ist, kannst du dich so trotzdem in das Internet einloggen und es nutzen.

7. Zügig durch die Sicherheitskontrolle

Nichts kann so aufhalten wie der Sicherheitscheck. In Stoßzeiten ist die Schlange schier endlos und planlose Fliegende sortieren erst auf dem Laufband ihre Sachen aus. Doch das kann man umgehen.

  • Wenn du die Wahl hast, entscheide dich für eine Schlange, in der noch andere Geschäftsreisende stehen. Diese sind meist geübter und bringen mit schnellen Griffen ihre Sachen auf das Laufband. Schlangen mit Familien oder Kindern dauern tendenziell länger.
  • Bei allen Sicherheitschecks müssen Gürtel und sämtliche jackenähnliche Oberbekleidung ausgezogen werden. Leere deine Taschen schon vorher von metallischen Gegenständen, dann sparst du den Stress mit dem nachträglichen Check. Wenn du für den Flug Schuhe ohne metallische Bestandteile, mit flachen Sohlen und möglichst ohne Schnürsenkel trägst, schlägt der Metalldetektor auch nicht an und die netten Herrschaften der Security kommen nicht in Versuchung, sich deine Schuhe näher anzusehen. Wieder Zeit gespart.
  • An manchen Flughäfen müssen die Schuhe jedoch gleich ganz ausgezogen werden. Komme also sicherheitshalber mit schnell an- und ausziehbaren Schuhen, wie Slippern.

Tipp: Es lohnt sich übrigens, sich ein paar hochwertige Schuhe für solche Termine zuzulegen. Schuhe von hoher Qualität können oft den ganzen Tag getragen werden, ohne unbequem zu werden.


8. Hoher Wiederkennungswert: Buntes Gepäck

Wenn du trotzdem mal etwas eingecheckt hast, ist es für die Abholung auf dem Fließband Gold wert, einen Koffer mit hohem Wiedererkennungswert zu haben. Mir ist klar, dass man auf Geschäftsreise nicht mit knallbuntem Köfferchen anreisen kann. Aber wie wäre es denn mit einem bunten Band rund um den Koffer? Das kannst du abnehmen und erkennst ihn trotzdem schnell wieder. 


Tipp: Klebe einen „Fragile“-Aufkleber auf das Gepäck. Aufmerksames Flughafenpersonal sollte den Koffer eigentlich oben auf  die anderen Koffer stapeln. Damit ist er beim Ausladen einer der ersten auf dem Fließband. Ein Versuch schadet nicht.  


9. Der ultimative Tipp für die Sicherheitskontrolle: Freundlichkeit.

Damit kommt man im Zweifelsfall, nicht nur auf Dienstreisen, immer schneller zum Ziel. Das gilt besonders für den Flughafen.

Im Flugzeug

10. Kaufe geräuschdämpfende Kopfhörer

Das wichtigste beim Fliegen auf einer Geschäftsreise ist eine angenehme Umgebung. Egal, ob du dich im Flugzeug auf den bevorstehenden Termin vorbereitest,  ein Nickerchen machen willst oder dich einfach nur entspannen willst: die Geheimwaffe hier sind geräuschdämpfende Kopfhörer und eine Schlafmaske. Ich selbst nutze gar Ohrstöpsel, um mir ein kleines Schläfchen zu gönnen. Ausgeschlafen am Zielort anzukommen ist die beste Vorbereitung für die kommenden Verpflichtungen.

11. Trinke viel Wasser

Da die Luft im Flugzeug schon mal sehr trocken werden kann, ist es wichtig, viel zu trinken. Wasser, natürlich. An den meisten Flughäfen Europas gibt es in den Heinemann Duty Free Shops inzwischen 0,5l Wasser von Christinen für 1.00€. Du findest die silbernen Packungen meist rund um die Kasse. Vermeide Alkohol an Bord. Er wirkt hoch in der Luft anders als sonst und macht nur unnötig schläfrig.

12. Nutze die Flugzeit

Der Flug ist die perfekte Zeit für eine letzte Vorbereitung auf den Termin oder die Erledigung anderer Aufgaben. Ob Laptop, Smartphone oder Tablet: Alles, was offline zu erledigen ist, kann in dieser Zeit effizient gemacht werden. Ich selbst habe auf meinem Laptop einen Ordner, in dem ich zu den Dingen verlinke, die zu dieser Zeit auf einer Geschäftsreise ohne Weiteres erledigt werden können. So spare ich mir wertvolle Zeit vor Ort, die ich anders nutzen könnte. Für ein wenig Sightseeing beispielsweise.

13. Die richtige Platzwahl

Die richtige Platzwahl im Flugzeug ist eigentlich ganz einfach: Willst du dich auf dem Flug entspannen oder schlafen, wähle einen Fensterplatz. So mußt du nicht aufstehen, wenn deine Sitznachbarn mal austreten wollen. Bist du eher der Typ, der oft auf die Toilette muß oder sich die Beine vertreten will, wähle besser einen Platz am Gang. 
Übrigens bieten die Plätze vor dem Notausgang die meiste Beinfreiheit bei den normalen Sitzplätzen. Wenn du kannst, reserviere dort einen Platz. Diese Plätze sind allerdings schnell weg, weil sich das inzwischen rumgesprochen hat. 

Im Zug

Schnee_zug Geschäftsreise14. Buche Plätze mit Steckdosen

In Zügen gibt es viele Plätze, die über eine Steckdose verfügen. Das ist für ein Arbeiten am Laptop günstig. Meist haben 4er Sitze eine Steckdose, in der 1ten Klasse hat jeder Platz eine eigene Steckdose. Wenn du während der Fahrt telefonieren musst, achte bei der Buchung der Geschäftsreise darauf, nicht im Ruheabteil zu sitzen.

15. Mach´s dir im Bistrowagen bequem

Besonders ärgerlich sind übervolle Züge oder Zugausfälle, bei denen im Ersatzzug deine Reservierung nicht mehr gültig ist. Etwas Ruhe und Ablagefläche zum Arbeiten findest du meist im Bistrowagen. Bestelle einfach ein Getränk und setze dich an einen freien Tisch. Du wirst sehen, hier kannst du oft die ganze Fahrt über ohne Probleme sitzen bleiben. 

Geschäftsreise: Vor Ort

16. Mobiles WLAN

Nicht in jedem Land gibt es eine stabile Internetverbindung und auch beim gebuchten Hotel kann man auf Dienstreise eine  unangenehme Überraschung erleben. Um jederzeit eine gute Internetverbindung sicherzustellen, nutze entweder dein Smartphone als Hotspot oder nimm einen Pocket-Router mit.  Letztere gibt es entweder bei den größeren Netzanbietern oder ohne Vertrag bei kleineren Anbietern. 

17. Gut schlafen im Hotel

Die erste Nacht in einer neuen Umgebung auf Geschäftsreisen ist immer die schwerste. Wir schlafen unruhig und wälzen uns hin und her.  Das Ganze ist wissenschaftlich belegt und heißt „First-Night-Effect“. Es bezeichnet ein natürliches Verhalten und geht auf einen biologischen Instinkt zurück, der uns in neuen Umgebungen wachsam sein lässt.  Doch mit ein paar Kniffen bekommt man auch die erste Nacht in den Griff: 

  1. Nimm auf Geschäftsreise nur ein leichtes Abendessen zu dir. Deftige und schwere Speisen liegen noch Stunden danach im Magen und halten den Körper auf Trab, wenn wir eigentlich ruhen wollen. 
  2. Trinke alkoholfreies Bier. Der enthaltene Hopfen beruhigt, ohne dass der Alkohol, wie in normalem Bier, einen gegenteiligen Effekt hätte.
  3. Schlafe in Dunkelheit. Eine Schlafmaske hilft bei jedem störenden Licht. Wer das nicht mag, kann einfach kleine Lichtquellen abdecken und die Vorhänge so dicht wie möglich schließen. 
  4. Kein Bildschirmlicht direkt vor dem Schlafengehen. Es ist erwiesen, dass das blaue Licht, dass von modernen Screens ausgestrahlt wird, die Bildung des Schlafhormons Melatonin hemmt. Wir sind aufgedreht und kommen schwer zur Ruhe.  
    Moderne Geräte und Monitore haben eine Einstellung, um den Gelbanteil in der Darstellung zu erhöhen und somit den Anteil an Blaulicht zu verringern. Auch für das Smartphone kann man Apps herunterladen. Für mein Android-Smartphone nutze ich die App „Blue Light Filter“. 

18. Andere Währungen

Wenn dein Zielland über eine andere Währung verfügt, tausche das Geld nicht schon zu Hause oder in einer Wechselstube um. Du zahlst hier zu viele Gebühren. Hebe lieber mit deiner EC oder Kreditkarte Geld im Ausland direkt ab. Du kannst hier in der Regel, ob du den Wechselkurs deiner Bank  oder des Geldautomaten nutzen willst. Drucke dir im Ausland für alle Fälle eine Quittung über die Geldabhebung aus. 

Während des Kundentermins

19. Der liebe Alkohol 

Trinke bei Geschäftsessen mit den Partnern oder Kunden bei hohem Alkoholgenuss einfach viel Wasser. So hältst du auch mit den Trinkfestesten mit, knüpfst Verbindungen und hast am nächsten Tag keinen Kater.

20. Habe immer ein paar Snacks dabei

Ein paar (gesunde) Snacks in der Tasche zu haben ist überall eine nette Sache. Doch vor allem bei durchgetakteten Terminen auf Dienstreise an fremden Orten kann einem eine Tüte Nüsse oder ein Müsliriegel manchmal helfen. Anstatt auf fettiges Fast Food zurückgreifen zu müssen, spenden kleine Snacks schnell Energie. Achte darauf, dass sie nicht zu ungesund oder zuckerreich sind. Sonst erreichst du das Gegenteil: Du bist schneller erschöpft.

Geschäftsreise planen
So ein Eis ist schon lecker … Es ist aber nicht die beste Nervennahrung für den Geschäftstermin

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Geschäftsreise Checklisten

Geschäftsreise organisieren

  • Vernünftiger Koffer, Reisetasche oder Umhängetasche
  • Reservierung des Hotelzimmers mit Reservierungsbestätigung
  • Flugtickets oder Bahntickets buchen, ausdrucken oder herunterladen
  • Genutzte Identifikationsnachweise
  • Sitzplatzreservierung (für Steckdosen achte auf einen 4er-Sitz)
  • Bahn-Card
  • Beim Online-Checkin Flugmeilennummer angeben
  • Mietwagen reservieren
  • Wichtige Namen, Adressen und Telefonnummern der Meeting-Orte und Ansprechpartner
  • Personalausweis oder Reisepass
  • Eventuell Visum
  • Auslandskrankenversicherung regeln (EU-weit gilt die deutsche Versicherungskarte)
  • Führerschein
  • Autobahn-Vignetten
  • Bargeld
  • EC-Karte oder Kreditkarte
  • Dokumente einscannen und in der Cloud ablegen
  • Visitenkarten einpacken
  • Eventuell Unterlagen ausdrucken (je nachdem soviele Exemplare wi Gesprächpartner teilnehmen werden)
  • Checken, ob Hotel Bügeleisen und/oder Fön stellt
  • Sperr- und Notfallnummern (im Falle eines Diebstahls)

Während deiner Abwesenheit am Arbeitsplatz

  • Vertretungen organisieren
  • Aufgaben verteilen 
  • Vertretungsplan erstellen und in die Verteiler schicken
  • Abwesenheitsnotiz für E-Mails
  • Rufumleitung einrichten
  • Kollegen und Vorgesetze informieren
  • Prozess der Reisekostenabrechnung vorher klären
  • Eventuell Dienstreiseantrag vor Abreise stellen
  • Vollmachten ausstellen

Technisches

  • Notebook oder Tablet (inkl. Ladekabel, HDMI-Kabel, USB-Kabel, Maus, Tasche)
  • Smartphone + Ladekabel
  • Eventuell Steckdosen-Adapter
  • Speichermedium (USB-Stick, kleine Festplatte)
  • Powerbank / Ersatzakku
  • Bluetooth-Lautsprecher

Auf dem Geschäftstermin

  • Notebook oder Tablet 
  • Smartphone 
  • Professioneller Notizblock und Stift
  • Visitenkarten-Etui
  • Mappe für wichtige Unterlagen 
  • Notfall-Nähset
  • Brille und eventuell Sonnenbrille
  • Kleiner Regenschirm
  • Mundspray
  • Visitenkarten
  • Eventuell Geschäfts-Knigge lesen
  • Für das Ausland ein paar Vokabeln zur Begrüßung lernen
  • Kleine Flasche Wasser 
  • Kleiner Snack in der Tasche 

Kleidung für die Geschäftsreise

  • Hemd/Bluse
  • Krawatte
  • Anzug oder Kostüm
  • Rock oder Hose
  • Schicke Schuhe für den Termin selbst
  • Bequeme Slip-in-Schuhe für die An- und Abreise
  • Socken oder Strumpfhose
  • Unterwäsche
  • Schlafwäsche
  • Extra Pullover oder Strickjacke für die Reise
  • Ggf. Sportkleidung 
  • Shirts
  • Jacke oder Mantel
  • Gürtel
  • Dezenter Schmuck
  • Legerere Kleidung für den Abend

Pflege für die Geschäftsreise

  • Zahnbürste und Zahnpasta
  • Zahnseide und Mundspülung
  • Duschgel, Haarshampoo
  • Deo, Parfüm
  • Kosmetik bzw. Schminkzubehör (inkl. Abschmink-Utensilien)
  • Rasierzubehör
  • Bürste oder Kamm
  • Haargummi & Co.
  • Haarspray oder Haar-Gel
  • Eventuell Trockenshampoo
  • Bodylotion
  • Reiseapotheke (Pflaster, Kopfschmerztabletten, Kohletabletten, Blasenpflaster etc.)
  • Nagellack und Nagellackentferner (Achtung: Nagelfeile und Nagelschere werden nicht im Handgepäck durch die Kontrolle gelassen. Lasse sie zu Hause oder checke dein Gepäck ein. Hier gibt´s mehr Infos zum Handgepäck)
  • Hygieneartikel
  • Ohrstöpsel
  • Schlafmaske
  • Kontaktlinsen und Zubehör
  • Taschentücher

 

Hast du noch mehr Geschäftsreisen Tipps, um sie angenehmer zu gestalten? Immer her damit.

Hier geht es zu Tipps für preiswerte Flüge. 


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